Đối với tư liệu về làm việc từ xa, trao đổi giữa các địa điểm và bàn giao nhiệm vụ trực tuyến trong năm 2020, người trực tiếp tham gia hoặc đại diện tổ chức được ủy quyền vui lòng tổng hợp theo thông báo này. Hồ sơ cần tập trung vào một vấn đề phối hợp cụ thể, nêu bối cảnh nghiệp vụ, các vị trí tham gia và thời điểm hình thành tài liệu. Nếu chỉ có ảnh chụp cuộc họp hoặc nhật ký sử dụng công cụ, cần bổ sung nhiệm vụ quản lý tương ứng; những tài liệu này không trực tiếp chứng minh hiệu quả phối hợp.
Tổng hợp nhiệm vụ và căn cứ trao đổi
Cung cấp mô tả nhiệm vụ, phân công trách nhiệm, các trao đổi quan trọng và xác nhận bàn giao, đồng thời ghi nguồn và phiên bản của từng tệp. Với công việc tại nhiều địa điểm, cần nêu cách tiếp nhận thông tin, báo cáo vấn đề và xác nhận quyết định trên thực tế. Chỉ trích phần trò chuyện cá nhân liên quan đến nhiệm vụ, ẩn liên hệ không liên quan và nội dung riêng tư.
Đối chiếu quá trình thực hiện và chênh lệch
Đối chiếu từng yêu cầu với kết quả bàn giao, nêu việc hoàn thành đúng thỏa thuận và việc phát sinh chờ đợi, làm lại hoặc trách nhiệm chưa rõ. Khi hồ sơ của các bên không thống nhất, giữ lại sự khác biệt và ghi vấn đề cần xác minh. Hồi ức bổ sung về sau phải được đánh dấu riêng với hồ sơ lập vào thời điểm thực hiện; không dùng quy trình hiện tại để suy ra cách làm năm đó.
Bổ sung thông tin và lưu trữ
Sau khi tiếp nhận, Văn phòng Hội sẽ liên hệ để bổ sung những mục cụ thể còn thiếu về nguồn, trách nhiệm hoặc quyền sử dụng. Người nộp cần giữ bản gốc, ghi ngày và nội dung mỗi lần sửa. Phạm vi lưu trữ và phạm vi sử dụng bên ngoài được xác nhận riêng. Trao đổi nội bộ chưa được cho phép không đưa vào tình huống công khai; tiếp nhận hồ sơ không đồng nghĩa Hội đã công nhận hiệu quả.