Khi tên, đơn vị, trách nhiệm hoặc liên hệ trong hồ sơ hội viên thuộc năm 2017 có khác biệt, chủ thể dữ liệu hoặc người xử lý được ủy quyền có thể chuẩn bị giải thích theo thông báo này. Mục đích là kiểm từng bản ghi; thông tin hiện tại thay đổi không tự làm hồ sơ lịch sử sai, và đính chính không đồng nghĩa đổi loại hoặc tư cách hội viên.
Xác định nơi có khác biệt
Liệt kê tên, ngày, trường cần kiểm của văn bản; ghi riêng nội dung cũ và nội dung hiện đề nghị. Phân biệt lỗi nhập, sự thay đổi về sau và khác phạm vi thống kê giữa tài liệu. Nếu không có hồ sơ đầy đủ, có thể gửi mô tả vấn đề, căn cứ hiện có và giải thích phần thiếu; không yêu cầu nộp chứng từ gốc chưa tồn tại.
Cung cấp căn cứ phù hợp
Thay tên hoặc đơn vị có thể dùng tài liệu thay đổi hiện có; đổi liên hệ cần nêu kênh mới và cách xác minh khả thi. Trách nhiệm công việc nên đối chiếu nhiệm vụ hoặc hồ sơ đảm nhiệm lúc đó. Chứng cứ chỉ dùng cho sự thật nó hỗ trợ; một yêu cầu sửa không xác nhận mọi hồ sơ lịch sử khác đều đúng và không cần thông tin cá nhân không liên quan.
Xác nhận phạm vi xử lý và lưu dấu
Hỏi yêu cầu tiếp nhận qua kênh hiện hành và nêu chính xác mục muốn sửa. Văn phòng ghi phần đã xử lý, phần chưa xác nhận cùng lý do theo kết quả kiểm. Nếu cần bên cung cấp gốc giải thích thêm, sẽ phản hồi phạm vi cần thiết. Giữ bản gốc, giải thích sửa và ngày xử lý thực; khi công khai hoặc gửi bên thứ ba sau đó, dùng phiên bản đã xác nhận.