Cá nhân, tổ chức giữ văn bản về công việc hội viên thuộc năm 2017 được đề nghị sắp xếp hồ sơ giấy và điện tử hiện có. Phạm vi giới hạn ở tài liệu thực sự đang giữ, nhằm xử lý phân tán, lẫn phiên bản hoặc phụ lục chưa rõ quan hệ; không tạo giấy xác nhận chưa từng có để điền đủ danh mục.
Lập danh mục việc và tài liệu
Có thể phân loại theo nội dung thực tế như đăng ký, giới thiệu, thư từ và phản hồi xử lý. Mỗi tệp ghi tên, ngày hình thành, nguồn, dạng lưu và việc liên quan; ghi tên phụ lục cùng văn bản chính. Liên kết bản quét với bản giấy; nếu không tìm được bản gốc, mô tả tình trạng lưu giữ, không ghi là đã xác minh bản gốc.
Xử lý trùng và khác phiên bản
Khi một tài liệu được chuyển hoặc lưu nhiều lần, có thể đánh dấu bản trùng trong bản làm việc, nhưng không tùy tiện xóa nguồn duy nhất. Với nội dung khác giữa các bản, liệt kê vị trí sửa, lý do đã biết và thời gian. Chưa xác định bản có hiệu lực thì giữ song song, chờ bên cung cấp gốc hoặc tổ chức có quyền giải thích rồi ghi trạng thái phiên bản.
Kiểm soát truy cập và duy trì
Danh mục có thể dùng đối chiếu nội bộ trước; tài liệu có dữ liệu cá nhân chỉ cung cấp trong phạm vi cần thiết. Trước nộp, xác nhận định dạng và tài liệu cần qua kênh hiện hành. Khi bổ sung, sửa, dùng cùng chỉ mục việc, ghi ngày thực và căn cứ. Nếu đổi người giữ, bàn giao quyền truy cập, vấn đề tồn để tránh tạo hồ sơ mới không liên kết.