Với tư liệu quản lý năm 2021 về đưa công cụ số vào sử dụng, điều chỉnh biểu mẫu hoặc phê duyệt trực tuyến, người phụ trách quy trình vui lòng phối hợp với các vị trí sử dụng thực tế để tổng hợp. Chọn một quy trình có ranh giới rõ, nêu cách xử lý trước đây, nhiệm vụ của công cụ và những quyết định con người vẫn phải đưa ra. Thời điểm vận hành hệ thống, số người dùng hoặc số tài khoản không đủ để kết luận quy trình đã được cải thiện.
Làm rõ quy trình và phạm vi sử dụng
Liệt kê điểm bắt đầu, kết thúc, dữ liệu đầu vào, kết quả đầu ra và vị trí phụ trách; cung cấp biểu mẫu, hướng dẫn hoặc hồ sơ cấu hình đã dùng khi đó. Phân biệt phạm vi thử nghiệm với sử dụng chính thức. Nếu chức năng hiện tại khác chức năng năm đó, ghi rõ khác biệt phiên bản, không lấy thao tác hiện nay thay cho bằng chứng triển khai trước đây.
Đối chiếu thay đổi và gánh nặng phát sinh
Nêu thay đổi trước và sau đối với vấn đề cụ thể như nhập trùng, chờ phê duyệt, tra cứu thông tin hoặc kiểm tra bàn giao. Dữ liệu hiệu suất cần ghi kỳ quan sát, loại nhiệm vụ và cách tính, đồng thời giữ thông tin về lỗi, hồ sơ trả lại và kiểm tra bổ sung thủ công. Nếu lượng việc hoặc nhân sự cùng thay đổi, cần giải thích riêng, tránh quy toàn bộ hiệu quả cho công cụ.
Bổ sung hồ sơ và quản lý tệp
Trước khi nộp, người phụ trách kiểm tra thuyết minh có khớp phụ lục và thông tin đăng nhập, dữ liệu cá nhân trong ảnh hệ thống đã được xử lý chưa. Văn phòng Hội liên hệ bổ sung các mục thiếu. Tệp sửa phải ghi ngày, người chịu trách nhiệm và nội dung thay đổi. Lưu riêng tệp nguồn, dữ liệu xuất và phân tích lần này; sử dụng bên ngoài cần xác nhận riêng phạm vi cho phép.