Các bên tham gia hoặc người được phép tổng hợp tình huống phối hợp liên phòng ban thuộc năm 2018 được đề nghị kiểm tra tài liệu quanh một nhiệm vụ chung. Nội dung cần nêu vấn đề và cách xử lý thực tế, không quy toàn bộ kết quả nhóm cho một bộ phận. Ngày biên soạn hiện tại không làm thay đổi thời kỳ lịch sử của tình huống.
Xác định kết quả chung và phạm vi tham gia
Chọn đơn hàng, kế hoạch dự án, hồ sơ dịch vụ hoặc liên lạc nội bộ hiện có, nêu đối tượng bàn giao chung, các phòng ban và khâu nối chính. Ghi riêng người thực hiện, điều phối và quyết định. Nếu chỉ tham gia một giai đoạn, nêu giới hạn thời gian; nếu thiếu văn bản toàn quy trình, giải thích khâu đã biết và phần thiếu.
Đối chiếu yêu cầu bàn giao và xử lý vấn đề
Kiểm thông tin mỗi bên cần cung cấp lúc đó, điều kiện tiếp nhận và cách xử lý bất thường. Với chờ đợi, trả lại hoặc trao đổi lặp, dùng hồ sơ có để mô tả nguyên nhân, ảnh hưởng; không chỉ dựa số lần đánh giá một vị trí. Giữ các cách ghi khác nhau và hỏi bên cung cấp khi mâu thuẫn, không ghi hiểu biết về sau thành quyết định chung lúc đó.
Xác nhận nội dung chia sẻ và trách nhiệm sửa
Trước trao đổi, kiểm quyền dùng nội dung của từng bên; xử lý phù hợp dữ liệu khách, danh tính và kinh doanh nội bộ. Kèm chỉ mục chính cùng phạm vi có thể kiểm khi nộp, xác nhận yêu cầu qua kênh hiện hành. Nếu sửa ảnh hưởng đóng góp hoặc trách nhiệm bên khác, nhờ bên đó đối chiếu và ghi ngày, căn cứ sửa.