Đối với hồ sơ tình huống phối hợp liên phòng ban thuộc năm 2024, đơn vị nộp cần cử một đầu mối tài liệu và sắp xếp phân công, yêu cầu bàn giao, ghi chép quá trình theo nghiệp vụ thực tế. Việc xử lý lần này nhằm kiểm tra tính đầy đủ và nhất quán của hồ sơ trong năm; số phòng ban hoặc độ dài tình huống không phải căn cứ đánh giá chất lượng.
Làm rõ phạm vi tình huống và các vị trí tham gia
Nêu nghiệp vụ, thời điểm bắt đầu và kết thúc, vị trí chủ trì cùng các vị trí phối hợp; phân biệt trao đổi thường ngày, kiểm tra chuyên môn và quyết định phê duyệt. Khi các phòng ban mô tả khác nhau về cùng một việc, cần giữ giải trình và căn cứ của từng bên. Đầu mối không nên tự gộp ý kiến chưa xác nhận thành kết luận thống nhất.
Kiểm tra căn cứ bàn giao và thay đổi
Liệt kê theo trình tự công việc các lần bàn giao chính, điều kiện tiếp nhận và xử lý bất thường, kèm phiếu bàn giao, thư xác nhận hoặc hồ sơ được phép sử dụng tương ứng. Nếu yêu cầu thay đổi, nêu nội dung, vị trí xác nhận và ảnh hưởng đến công việc tiếp theo. Khi thiếu ghi chép cùng thời điểm, ghi rõ phần thiếu; không dùng giải trình lập sau để thay chứng từ gốc.
Gửi chênh lệch và thực hiện bổ sung
Sau kiểm tra, gửi danh mục tình huống, xác nhận của phòng ban và nội dung còn thiếu đến Văn phòng Hội qua kênh nêu trong thông báo nghiệp vụ hiện tại. Khi nhận yêu cầu bổ sung, trả lời từng mục, ghi rõ phụ lục mới và vị trí sửa. Thông tin khách hàng hoặc ủy quyền nội bộ phải được cho phép phù hợp; bản công khai chỉ giữ thông tin cần thiết cho thảo luận.