Tổ chức, cá nhân giữ tài liệu liên hệ công việc, bàn giao nhân sự hoặc thông tin đại diện liên quan năm 2016 có thể đối chiếu theo thông báo này. Mục đích là làm rõ bên liên hệ và phạm vi việc trong văn bản; một lần liên lạc trước đây không được coi là hợp tác liên tục hoặc căn cứ xác nhận quyền đại diện hiện tại.
Rà soát việc liên hệ và nguồn
Sắp công văn, email, phiếu liên hệ hoặc hồ sơ bàn giao hiện có theo từng việc, ghi bên gửi, bên nhận, thời điểm và nội dung. Ghi riêng tên đầu mối với tổ chức. Nếu thư từ không đủ, giữ phần còn có và giải thích phần thiếu; không cần tạo lại văn bản liên hệ của năm đó.
Xác nhận thời kỳ áp dụng
Nếu tài liệu ghi tư cách hoặc phạm vi ủy quyền, kiểm tra có xác định được thời kỳ và việc áp dụng hay không. Phân biệt người liên hệ, người xử lý hồ sơ với người có quyền quyết định thay tổ chức. Đại diện hiện tại có thể giải thích bố trí hiện nay, nhưng thiếu căn cứ thì không được thay hồ sơ gốc xác nhận quyền trước đây; ghi rõ phần chưa kiểm được.
Cập nhật liên hệ và phạm vi truy cập
Nếu tiếp tục đối chiếu, lập riêng đầu mối và kênh tổ chức hiện có hiệu lực, không ghi đè lịch sử. Trước nộp, xác nhận tổ chức cho phép dùng thư từ và bỏ dữ liệu cá nhân không liên quan. Văn phòng ghi danh mục, bổ sung và kết quả sửa theo yêu cầu tiếp nhận hiện hành; không công khai liên hệ chưa được xác nhận.