Người đang lưu giữ tài liệu hiện có về thông tin cơ bản của hội viên cá nhân hoặc tổ chức thuộc năm 2016 được đề nghị sắp xếp và đối chiếu theo thông báo này. Việc xử lý dựa trên hồ sơ gốc có thể cung cấp để xác lập quan hệ giữa các tài liệu; không yêu cầu tạo lại giấy tờ chưa từng hình thành và không thay thế việc xác nhận tư cách hội viên.
Xác định phạm vi tài liệu
Hồ sơ cá nhân có thể gồm phiếu đăng ký, mô tả trách nhiệm và thư từ liên hệ hiện có; hồ sơ tổ chức có thể gồm tên chủ thể, phạm vi hoạt động và thông tin người đại diện. Trước tiên, lập danh mục tài liệu thực sự đang giữ, ghi thời điểm hình thành, bên cung cấp và thời kỳ được đề cập. Với bản sao hoặc bản chuyển lưu sau này, nêu hình thức bảo quản; không coi ngày sao chép là ngày lập bản gốc.
Đối chiếu chủ thể và thông tin
Kiểm tra sự nhất quán giữa tên cá nhân hoặc tổ chức, trách nhiệm công việc và chủ thể trong tài liệu. Nếu tên, đơn vị hoặc phương thức liên hệ thay đổi sau đó, có thể đính kèm giải thích và lưu riêng thông tin lịch sử với thông tin hiện tại. Ghi rõ trường chưa xác nhận được và lý do; không dùng giấy xác nhận công việc hiện tại để chứng minh ngược chức vụ hoặc tư cách của năm đó.
Lưu trữ và đính chính
Sau khi sắp xếp, liên hệ qua kênh hiện hành để hỏi cách tiếp nhận, rồi nộp danh mục cần thiết và tài liệu liên quan. Khi cần sửa, nêu bản ghi gốc, nội dung đề nghị và căn cứ. Văn phòng ghi nhận kết quả theo khả năng đối chiếu, duy trì liên kết giữa bản gốc và bản sửa. Chỉ cung cấp dữ liệu cá nhân cần cho việc này; việc công khai phải được xác nhận riêng.